OBLIGACIONES FORMALES DE EMPRESARIOS Y SOCIEDADES DE CAPITAL (Isabel Díez Cereceda - Dpto. Jurídico)

El pasado 30 de julio de 2019 finalizó el plazo para depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales del ejercicio de 2018. Al hilo de esta cuestión, es buen momento para hacer un breve repaso de las obligaciones formales de los empresarios y, más concretamente, de las sociedades de capital.

En primer lugar, cabe analizar el régimen de obligaciones formales relativas al ámbito de la contabilidad. De acuerdo con la Sección 1ª del Título III del Libro I del Código de Comercio (arts. 25-33), todo empresario tiene obligación de llevar contabilidad ordenada en la que se realice un seguimiento de sus operaciones, así como un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Diario. Asimismo, la Sección 2ª del referido Titulo III del Libro I del Código de Comercio (arts. 34-41) establece la obligación de formular las Cuentas Anuales al cierre del ejercicio.

Por otra parte, las obligaciones relacionadas con las Cuentas Anuales en las sociedades de capital se rigen por lo establecido en los artículos 253 y siguientes del RDL 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, en adelante, TRLSC.

El órgano de administración deberá formular en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social las Cuentas Anuales y el Informe de Gestión, que incluirá en su caso la propuesta de aplicación del resultado.

Una vez formuladas las Cuentas Anuales por el órgano de administración y en aplicación de lo previsto en el artículo 164 TRLSC, la Junta General Ordinaria deberá aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado en el plazo de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. En el caso de que la Junta no apruebe las cuentas, éstas serán devueltas a los administradores para que formulen otras nuevas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 365 del RD 1784/1996, de 1 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en adelante RRM, todos los empresarios obligados a dar publicidad a sus Cuentas Anuales deberán depositarlas en el Registro Mercantil de su domicilio en el mes siguiente a su aprobación.

La obligación de depósito de las Cuentas Anuales es especialmente relevante dadas las consecuencias que acarrea su incumplimiento y que se desprenden de los artículos 282 y 283 TRLSC y del articulo 378 RRM. Dichos preceptos establecen como consecuencia principal derivada del incumplimiento de la obligación de depósito el cierre registral. Esto supone que, transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social sin que se haya producido el depósito de las Cuentas Anuales, no se inscribirá en el Registro Mercantil ningún documento hasta que se produzca su depósito salvo los relativos al cese de los administradores o a la disolución de la sociedad. Además, como consecuencia a dicho incumplimiento se prevé la imposición de una sanción económica que puede oscilar entre los 1.200€ y los 60.000€.

Asimismo, las anteriores obligaciones tienen consecuencias en el ámbito concursal, en sede de calificación del concurso, puesto que el artículo 165 de la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal, recoge como presunción iuris tantum de concurso culpable la falta de formulación o depósito de las Cuentas Anuales.

En relación con las Cuentas Anuales, cabe recordar que los artículos 257 y 258 del TRLSC permiten que determinadas sociedades presenten el Balance de situación, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Cuenta de pérdidas y ganancias de forma abreviada, siempre que no superen los umbrales previstos por la norma y que se refieren al total de las partidas de activo (< 4.000.000€), al importe neto de la cifra anual de negocios (< 8.000.000€) y al numero medio de empleados durante el ejercicio (50 empleados). 

Por otra parte, destacan las obligaciones relacionadas con la auditoría de cuentas. De acuerdo con el artículo 263 TRLSC están obligadas a someterse a la auditoría de cuentas todas las sociedades de capital salvo que, durante dos ejercicios consecutivos no superen los umbrales previstos en dicho precepto. Asimismo, están obligadas a la auditoría de cuentas todas aquellas entidades que se dediquen a las actividades previstas en la Disposición Adicional Primera de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, entre las que se encuentran la intermediación financiera, los servicios de inversión, seguros privados, contratación pública o emisión de valores admitidos a negociación en mercados secundarios.

Las entidades que no superen los mencionados umbrales ni se dediquen a las actividades citadas podrán someter sus cuentas a auditoría de manera voluntaria.

En relación con el nombramiento del auditor de cuentas, éste será nombrado por la Junta General antes de que finalice el período a auditar, por un período inicial no inferior a 3 años ni superior a 9 años. En el caso de que la sociedad esté obligada a la auditoría de cuentas y la Junta General no haya nombrado auditor, cualquier socio podrá solicitar su nombramiento al Registro Mercantil. Si la sociedad no está obligada a la auditoría de cuentas y la Junta General no ha nombrado auditor de cuentas, en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio que se quiera auditar, el 5% de los socios podrán solicitar al Registro Mercantil el nombramiento de un auditor con cargo a la sociedad.

Otra de las obligaciones de los empresarios a comentar, es la relativa a la legalización telemática de los Libros contables, así como de los Libros de Actas y Socios. En esta línea, el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización introdujo como novedad la obligación de legalizar los libros telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio.

Por otro lado, en relación con las sociedades unipersonales, los artículos 174 del RRM y 13 del TRLSC exige que se haga constar en escritura pública para su posterior inscripción en el Registro Mercantil la constitución de una sociedad unipersonal o la declaración de tal situación sea cual sea la causa, debiendo expresarse en ella la identidad del socio único.

La consecuencia principal del incumplimiento de dicha obligación es que, una vez transcurridos seis meses desde la adquisición por la sociedad del carácter unipersonal sin que se haya inscrito en el Registro Mercantil, el socio responderá de manera personal, ilimitada y solidariamente con la sociedad de las deudas contraídas por ésta en el período de unipersonalidad, cesando esta responsabilidad en el momento de la inscripción.

Finalmente, en cuanto al plazo de inscripción de actos en el Registro Mercantil, el artículo 83 del RRM establece, como regla general, que la inscripción ha de ser solicitada en el mes siguiente al otorgamiento de los documentos necesarios para la misma. El incumplimiento de esta obligación tiene consecuencias ad extra, es decir, frente a terceros, que no podrán verse afectados por el contenido de dicho acto. No obstante, ad intra¸ es decir, en la esfera interna de la sociedad, el acto gozará de eficacia plena.