LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE ACTAS Y SOCIOS. (Isabel León Serrano, Abogada colaboradora en Iuris Corporate S.A.)

Ley 14/2013 de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores. (Enlace a la Ley)

        En relación con los Libros de Actas y de Socios, hasta la entrada en vigor de la Ley 14/2013, se aplicaba únicamente la regulación contenida en los artículo 106, y 329 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil, siendo el procedimiento habitual proceder a legalizarlos físicamente antes de su utilización, debiendo estar los mismos en blanco. Una vez que un Libro se completaba, se procedía a legalizar el nuevo Libro y así, sucesivamente. También era posible la legalización telemática de los Libros, pero no obligatoria.

        Con la entrada en vigor de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, se establece en virtud de lo establecido en su artículo 18 la obligación de legalización telemática de los Libros en el Registro Mercantil, después de su cumplimentación en soporte electrónico, y antes de que trascurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio, comprobando el Registrador el cumplimiento de los requisitos formales.

       Esta modificación entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, por lo que todos aquellos Libros que se debieran legalizar con posterioridad a dicha fecha, deberían hacerlo cumpliendo este nuevo procedimiento.

          En relación a los libros que las sociedades tuvieran legalizados con anterioridad, y su posibilidad de utilizarse después de dicha fecha, no existía un criterio unánime. De conformidad a lo previsto en el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil, que establece que no podrá legalizarse un nuevo Libro de Actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, parece que deberían poder agotarse, ahora bien como la Ley 14/2013 no establece ninguna regulación transitoria, cada Registro Mercantil provincial ha ido aplicando sus propios criterios, creándose un alto grado de confusión.

Instrucción DGRN de 12 de febrero de 2015  (Enlace a la instrucción)

        La Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de Registros y del Notariado procedió a desarrollar lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 14/2013, indicando que los Libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.

        Igualmente, la Instrucción establece el procedimiento para el envío telemático de los Libros, si bien no menciona en ningún momento las medidas para preservar la confidencialidad de lo dispuesto en dichos Libros.

        Por Auto del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 27 de abril de 2015 dictó la suspensión de la Instrucción de fecha 12 de febrero de 2015 de la Dirección General de Registros y Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, que se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE n° 40 de 16 de febrero de 2015) hasta que recaiga sentencia en el procedimiento principal.

    Entiende el Tribunal Superior de Justicia de Madrid para suspender la referida Instrucción de 12 de febrero de 2015 que la misma no menciona la necesidad de salvaguardar la información confidencial de las empresas que va a ser comunicada al Registro Mercantil. 

        Tras el auto dictado por la Sala de lo Contencioso Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, el Registro de Madrid publica las siguientes orientaciones para uso los interesados:

1. Admitir la presentación de solicitudes de legalización de libros cualquiera que sea el soporte, en papel o electrónico, de cualquier clase de libros; sin perjuicio de la calificación registral posterior. En papel, se seguirán las normas del Reglamento del Registro Mercantil; obviamente, los libros presentados en formato electrónico son archivos electrónicos íntegros, puesto que cualquier modificación posterior alteraría el algoritmo de la huella digital electrónica.

2. La huella digital electrónica puede generarse de dos formas:

          2.1. En el programa del Registro Mercantil. 

          2.2. Si el empresario no desea que el contenido del archivo electrónico del libro salga en ningún momento de su empresa, puede optar por presentar simplemente la solicitud de legalización con la huella digital generada por él mismo con aplicación del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234).

3. En cualquier caso, el Registro nunca archivará el contenido de los libros presentados a legalización, cualquiera que sea su clase y soporte: los libros en papel o en soporte magnético, se devuelven; los archivos electrónicos, si se presentan, tras validar la huella digital electrónica generada se borran automáticamente del sistema. Por esta razón, el archivo deberá presentarse en el futuro si se desea certificación de correspondencia con la huella digital electrónica.”

Instrucción DGRN 1 de julio de 2015 (Enlace a la instrucción)

        Con fecha la Dirección General de Registros y Notariado dicta Instrucción de fecha 1 de julio de 2015, por la que se pretende solucionar los problemas relativos a la seguridad de los archivos electrónicos remitidos a los Registros Mercantiles, y la confidencialidad de los datos de las empresas y recoge que el necesario equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial hacen necesaria una regulación complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos técnicos precisos y que por otro lado, unifique la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales, y al objeto de levantar la citada suspensión y permitir la legalización telemática de los libros societarios, establece:

1º.- Que los Libros Legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización. 

        En el caso de que los empresarios no dispongan de hojas en blanco suficientes para incorporar todas las actas o asientos correspondientes al ejercicio 2014, podrán solicitar del Registro Mercantil la legalización de libros u hojas en blanco que resulten necesarias. 

2º.- Que de ningún modo será posible conservar en el Registro Mercantil ejemplares o copias de los ficheros presentados a legalización, así como publicar el contenido de los libros de actas, socios y contratos legalizados, cumpliendo al efecto con lo establecido sobre la legislación de protección de datos, siendo implantadas las siguientes medidas:

         a) Con carácter general, todos los ficheros que contengan los libros enviados a legalizar de forma telemática, serán objeto de borrado inmediato por parte del Registro una vez que se haya certificado la legalización de los mismos.

            b) El Registro únicamente podrá emitir publicidad sobre si los libros de actas, socios y contratos han sido o no legalizados, nunca sobre el contenido de los mismos

          c) Los empresarios y las sociedades podrán optar por enviar los ficheros relativos a los libros de actas, socios y contratos, de forma abierta, o estableciendo en los mismos mecanismos de cifrado digital.

        Actualmente, y tras la Instrucción dictada por la dirección General de Registros y Notariado de fecha 1 de julio de 2015, el Registro Mercantil de Madrid se remite al contenido de dicha Instrucción, por lo que las actas y/o asientos correspondientes al ejercicio 2015 deberán ser presentados telemáticamente para su legalización.

        En Resolución de 31 de agosto de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, se recoge que si bien es cierto que el auto del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 27 de abril de 2015 acordó la suspensión de la citada Instrucción pero no lo es menos que, al haber sido objeto de recurso, la suspensión no alcanzó el estado de firmeza (a día de hoy, además, la demanda ha sido retirada por la parte actuante)

       Estableciéndose en la referida Resolución que la Instrucción de 1 de julio de 2015 acota el supuesto de hecho en su apartado quinto al establecer que los libros legalizados en blanco y que contengan asientos correspondientes a ejercicios posteriores al 29 de septiembre de 2013 y cerrados no más tarde del día 31 de diciembre de 2014 no precisarán ser presentados de nuevo a legalización. 

 

          En definitiva y actualmente se distinguen dos regímenes:

1º.- El de libros en blanco y legalizados en los que se hayan hecho constar asientos de ejercicios cerrados no más tarde del 31 de diciembre de 2014, respecto de los que no es preciso hacer nada,

2º.- Y asientos llevados a cabo en ese mismo tipo de libros de ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2015, que necesariamente deben acogerse al nuevo sistema mediante el mecanismo previsto en la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (apartado sexto). 

     Finalmente para el supuesto de sociedades que por justa causa no hayan podido presentar los libros correspondientes a ejercicios cerrados no más tarde del 31 de diciembre de 2014 en formato electrónico, la disposición vigésimo cuarta autoriza al registrador a legalizar libros completados en formato papel (supuesto del artículo 333 del Registro Mercantil), facilitando aún más el tránsito hacia el nuevo sistema. 

       El régimen legal por tanto parte de una regla general consistente en que para ejercicios societarios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013 la presentación telemática de los libros obligatorios en formato electrónico debe realizarse conforme al nuevo sistema (Instrucción primera y séptima) sin que sea posible la legalización previa de libros en formato papel y en blanco (Instrucción cuarta).

Régimen transitorio 

        Por excepción, y como régimen transitorio (Instrucción quinta de la Instrucción de la DGRN de fecha 1 de julio de 2015:

1º.- Los libros previamente legalizados en blanco podrán ser utilizados hasta el cierre del ejercicio correspondiente (31-12-2014) momento en el que deben cerrarse, aperturándose nuevos libros en el nuevo formato. 

2º.- Si los libros no se han cerrado, y se han seguido practicando asientos con posterioridad a dicha fecha, pero no más tarde del 31 diciembre de 2014 no procede una nueva legalización.

3º.- Si los libros no se han cerrado, y se ha continuado plasmando asientos correspondientes a ejercicios iniciados con posterioridad al 1 de enero de 2015, debe procederse al cierre del libro con traslado de estos últimos asientos al nuevo libro que ha de aperturarse en formato electrónico (Instrucción sexta). 

Sociedades que carezcan de libros legalizados en blanco

       En cuanto a las sociedades que no hubieran legalizado los libros desde su constitución, para regularizar su situación respecto a la legalización de libros podrán realizar: 

1º) Un primer envío de libros presentados telemáticamente, en el que en un sólo envío se incluirán todas las actas de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de 31 de diciembre de 2014.

2º) Un segundo envío en el que se incluirán todas las actas comprendidas desde 1 de enero al 31de diciembre de 2015.

        Se realizará anualmente un único envío para la legalización de libros de actas, socios y Consejo por cada ejercicio social a partir del 1 de enero de 2015. 

Plazo Legalización Libros

        El plazo para la legalización de los libros es durante los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social. (Si se cierra el ejercicio a 31-12-, el plazo será hasta 30-04 del año en curso, en el presente ejercicio hasta el 3 de mayo de 2016)

       No obstante, y aunque la legalización de los Libros fuera del plazo establecido por parte del Registro Mercantil no conlleva ninguna sanción, sería aconsejable proceder a regularizar la situación y legalizar los libros de manera periódica y anualmente, para cumplir con la diligencia que es exigible a un ordenado empresario.

Por Isabel León Serrano

Abogada Colaboradora en Iuris Corporate S.A.